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L’entretien préalable côté employeur

L’entretien préalable côté employeur

Publié le : 03/04/2025 03 avril avr. 04 2025
Articles du cabinet

La convocation


Chaque licenciement doit scrupuleusement respecter la procédure prévue aux articles L 1232-2 et suivant du Code du travail.
Avant de licencier un salarié, une convocation à un entretien préalable est nécessaire. Cette convocation doit revêtir un caractère certain, c’est-à-dire qu’il faut le notifier par lettre recommandé avec accusé de réception, ou en main propre contre décharge (le salarié doit dater et signer la convocation en ce cas).
Attention, la convocation orale est irrégulière.
Il convient de souligner que si l’adresse du salarié a changé, il ne peut pas être reproché à l’employeur d’envoyer la lettre à la mauvaise adresse dès lors que le salarié ne l’en a pas informé.

La lettre de convocation a un entretien préalable doit contenir les éléments suivants :
  • Le motif de l’entretien (éventuel licenciement personnel, économique ou disciplinaire…)
  • La date, l’heure et de lieu de l’entretien ;
    A noter que l’entretien doit intervenir après un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception ou de la remise de la lettre. Ce délai permet au salarié de préparer des explications et/ou trouver une tierce personne qui l’assistera. -
  • Possibilité pour le salarié de se faire assister par la personne de son choix (membre du personnel dans l’hypothèse om un CSE est mis en place ou par un conseiller du salarié inscrit sur une liste hors CSE ) ;
  • L’identité et la signature de la personne habilitée à diriger cet entretien.
Ces critères sont obligatoires et cumulatifs, le licenciement peut être qualifié d’irrégulier en l’absence de l’ensemble de ces éléments.

L’entretien

Concernant l’entretien, celui-ci doit être individuel.
Chaque salarié doit pouvoir disposer de son droit à s’entretenir individuellement et ce, même si des faits ont été commis en groupe.
Le salarié est entendu et s’explique sur les motifs lors de l’entretien.
Les propos tenus par celui-ci ne peuvent être une cause de licenciement (sauf abus).
Un échange écrit peut être mis en place si le salarié ne peut pas se présenter à l’entretien à cause de son état de santé, s’il a été incarcéré ou simplement si la Convention collective applicable le prévoit. Dans ce cas de figure, l’employeur adresse les raisons de l’engagement de cette procédure et le salarié y répond en indiquant son point de vue.
L’obligation de se présenter à un entretien n’est applicable qu’ à l’employeur, en ce qui concerne le salarié, il s’agit d’un droit, il peut librement en disposer, et décider de s’y rendre ou non.

Comme évoqué ci-dessus, le salarié peut se faire assister. Mais qu’en est-il de l’employeur ?
Pour rappel, cet entretien vise à mettre en place un dialogue sur les motifs de l’employeur et les explications du salarié.

Article L1232-3 du Code du Travail :

«Au cours de l'entretien préalable, l'employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié.»
L’interlocuteur doit donc en principe être le chef d’entreprise, il doit exposer les raisons de cet entretien sans pour autant être obligé de produire les pièces qui font office de preuve.
Aucune disposition légale ne prévoit que l’employeur dispose d’une faculté de se faire assister. Pourtant, la Cour de cassation admet cette possibilité.
Néanmoins, il ne peut pas s’agir d’une personne externe tel qu’un avocat, un huissier, un autre chef d’entreprise... Cette limite vise à ne pas dénaturer l’entretien pour en faire un procès, un conseil de discipline ou une enquête.
Il s’agit d’une simple assistance. En règle générale, la convocation, la participation à l’entretien et la notification de la rupture incombent à l’employeur.
Lorsque l’employeur n’est pas en capacité de tenir l’entretien ou s’il souhaite être assisté, il peut faire appel à une autre personne de l’entreprise, habilitée à embaucher, sanctionner ou licencier un salarié de l’entreprise.
Concernant la délégation de pouvoir, il est important de rappeler que si un écrit n’est pas obligatoire lorsque les fonctions du délégataire le permettent, il est toutefois fortement conseillé.

Attention, l’employeur qui souhaite licencier un salarié ne doit pas faire part de sa décision au cours de l’entretien. Cela pourrait s’apparenter à un licenciement verbal, de ce fait, le licenciement ne revêt plus de cause réelle et sérieuse.

Conformément à l’article Article L1235-2 du Code du travail, la procédure irrégulière n’a pas d’incidence sur le bien-fondé du licenciement. Néanmoins, elle donne lieu à perception d’une indemnité due au salarié laquelle n’est toutefois pas cumulable avec une éventuelle indemnité de licenciement sans cause réelle et sérieuse :
« Si le licenciement d'un salarié survient sans que la procédure requise ait été observée, mais pour une cause réelle et sérieuse, le juge impose à l'employeur d'accomplir la procédure prévue et accorde au salarié, à la charge de l'employeur, une indemnité qui ne peut être supérieure à un mois de salaire. »
A l’issu de l’entretien et après un délai de carence de deux jours ouvrables, l’employeur doit rédiger une lettre de licenciement claire et détaillée sur les motifs (matériellement vérifiables).
En matière disciplinaire, le délai maximum de notification est d’un mois à compter de l’entretien préalable.
Au besoin, il est possible de préciser les motifs de la rupture dans un délais de quinze jours suivant la notification du licenciement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre récépissé.
De même, le salarié peut demander des précisions sur les motifs de son licenciement en respectant le délai de quinze jours. L’employeur dispose à son tour de quinze jours pour répondre s’il le souhaite.

En synthèse il faut :
  • Régulièrement convoquer le salarié à un entretien préalable au licenciement ;
  • Recevoir le salarié à cet entretien, sans donner de décision immédiate ;
  • Notifier le licenciement.

Vous devez impérativement suivre la procédure de licenciement afin d’éviter une contestation en justice. En cas de complexité ou de doute, il est nécessaire de se rapprocher de son avocat qui indiquera la marche à suivre.

Tina MILUTINOVIC et Bénédicte ANAV.
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